Кофанова_Тетяна І Вам доброго дня!
Тут питання залежить від виду поточного ремонту і його складності, наявності передбачених кошторисом бюджетних коштів, наявності внутрішніх документів, які визначають планування закупівель та формування бюджетного запиту.
хто у Вашій організації формує потребу. Тобто: не річний план, а саме потребу. Чи можете ви, як закупівельник наприклад, визначити, що Вашій організації потрібні саме нові сканери а не послуги з їх заправки чи ремонту? Що потрібні саме ноутбуки а не настільні ПК чи планшети? і так далі. Думаю, це мають бути люди зі спеціалізованими знаннями. У закупівельника є спеціалізовані знання, але вони трохи до іншої професійної сфери належать, еге-ж?)
По суті в організації має бути визначена особа, яка забезпечує організацію діяльності установи, в т.ч. має право підпису договорів на закупівлі товарів/послуг, пов'язаних з таким матеріальним забезпеченням. Тож вона і приймає рішення. Має бути внутрішній документ, що визначає яким чином формується потреба (якщо ви бюджетник, то вона формується ще в кінці року на наступний для затвердження кошторису з обгрунтуваннями та розрахунками планової кількості видатків), хто має надати закупівельнику таку потребу, в який час, долучення обгрунтувань визначення очікуваної вартості та техспецифікацій, хто їх визначає та/або публікує і т.д. Якщо немає у Вас такого - рекомендую розробити.
По питанням:
1 - може бути і так, і так. А краще разом) Направте на особу (див. вище) службову з описом ситуації, дефектний акт докладіть. Отримайте якщо не наказ, то хоча б резолюцію.
- знову і так і так. Залежить від того, як налаштований закупівельний процес саме у вас. Наприклад: по деяким товарним групам господарський підрозділ складає план забезпечення, який підписує у керівника, і потім надає Вам службові про проведення закупівель відповідно до нього. По напрямкам закупівель, які стосуються основної діяльності організації, керівник видає наказ, - тут іде чітко контроль за цільовим використанням коштів, виділених за певною бюджетною програмою.
